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Este artículo responde a tres preguntas fundamentales: ¿Cuándo merece la pena planificar y cuándo no?, ¿Qué gano yo planificando? y ¿Cuál es la herramienta más adecuada para mi?


Es normal que, a lo largo de nuestro día a día, nos enfrentemos a multitud de tareas y compromisos que se acumulan, y ante algunos proyectos concretos se nos plantea una duda

¿Debo invertir tiempo y esfuerzo en planificar las tareas una a una o eso es una pérdida de tiempo que me puedo evitar?

Porque planificar el trabajo, digan lo que digan, requiere un cierto tiempo y esfuerzo.

Quien diga que con tal o cual herramienta planificarás los proyectos sin esfuerzo, en un plis plas, o peca de un optimismo infundado y exagerado o está ocultando en qué consiste esto de planificar…

Para tener claro cómo actuar debemos encontrar respuesta a 3 preguntas clave:

  1. ¿cuándo merece la pena el tiempo y el esfuerzo de planificar y cuándo no?…
  2. en caso de que debamos hacerlo, ¿Qué gano yo planificando?
  3. y, finalmente,  ¿cuál es la herramienta idónea, la que me permitirá organizarlo todo de manera adecuada invirtiendo la menor cantidad de tiempo y trabajo?

1. CUÁNDO PLANIFICAR Y CUÁNDO NO

No hay una regla matemática que responda a esta cuestión, pero, en general, podemos destacar 3 factores que son decisivos para tomar la decisión de planificar o no:

a. Complejidad del proyecto

Es decir, si tiene muchas tareas y pasos intermedios, y deben coordinarse muchas líneas de trabajo, o es algo más simple, por ejemplo, un equipo único y ya está… a mayor complejidad, más importante será planificar formalmente.

b. Número de personas que intervienen

No hay un número universal. Digamos que coordinar más de 5 personas sin un plan es muy difícil y yo situaría ahí la frontera, pero va a depender de cada persona y organización y, sobre todo, del tercer factor: La duración.

c. Duración del proyecto:

Si es algo que se puede resolver en un periodo corto (digamos, por ejemplo, dos semanas o menos) quizás podemos ahorrarnos planificar y bastará con tener algunas reuniones de seguimiento…

Algunas personas añadirían un cuarto factor:

d. La necesidad de reportar la situación

Hay quien piensa que, si el responsable tiene la obligación de reportar la situación y el avance del proyecto, cuando más grande sea el grupo al que debe reportar más importante será tener un proyecto PLANIFICADO FORMALMENTE.

No digo que no, pero para mi esto no es un criterio realmente técnico.

Es, más bien, un criterio de supervivencia personal dentro de las organizaciones empresariales…

2. ¿Y QUÉ GANO YO PLANIFICANDO?

En general, podemos decir que

“Planificar sirve para improvisar con mayor acierto”.

Y es que por mucho que te empeñes, la realidad va a seguir su propio camino y vas a afrontar cosas que no estaban previstas o que saldrán diferente a lo que pensabas.

Si tienes un plan, las detectarás antes y sabrás exactamente cuál es la mejor manera de actuar para llegar a tu objetivo.

Tener un plan es como tener una brújula y un mapa en medio de la montaña.

Si no tienes un plan se aplicará aquello de “Quien no sabe a dónde va tampoco sabe si está perdido”.

Siendo más concretos, las ventajas que obtengas van a depender del papel que juegues.

  • Si eres el máximo responsable del proyecto, básicamente vas a ganar claridad. Podrás ver, fácilmente, si hay desviaciones importantes, si sobran o faltan recursos, y si hay que modificar alguna etapa o el calendario.

  • Si eres el responsable de alguna etapa o de algún equipo participante, tendrás esas misma ventajas respecto a tu área de responsabilidad y, sobre todo, te dará la información objetiva que te permita explicar a tu equipo y a tu jefe las decisiones y cambios que vas a llevar a cabo.

Es decir, te ahorrarás discusiones y el típico “a mi me parece que…”

  • Finalmente, si eres parte de las personas que deben ejecutar tareas concretas, sobre todo te permitirá saber exactamente qué se espera de ti y cuándo, y eso hará posible que organices tu día a día y no falles.

Así pues, si llegas a la conclusión de que finalmente debes planificar, las ventajas que obtendrás son realmente importantes y merecen la pena.

 ¿CUÁL ES LA HERRAMIENTA MÁS  ADECUADA?

La respuesta a esta tercera pregunta se ve afectada por múltiples factores, pero yo destacaría dos:

¿Tu empresa ha decidido usar alguna herramienta de planificación “corporativa”?.

Es fácil comprender que no es lo mismo pilotar un automóvil que un avión transoceánico… Si queremos ir a 300 kilómetros de distancia, podemos usar un gran avión, pero será más efectivo usar un automóvil.

Mi experiencia personal es que, cuando se decide una “herramienta corporativa de planificación”, habitualmente se tiende a usar aviones transoceánicos para todos los casos.

Al decidir una herramienta de planificación “corporativa” se suele optar por una que sea lo más completa posible, con infinidad de opciones.

Pero tengamos en cuenta que eso requerirá de una formación exhaustiva en su uso y, cuando sepamos manejarla, va a consumir nuestro tiempo y energía en planificar, no en “hacer”. 

La realidad es que si debemos afrontar con frecuencia proyectos de gran complejidad y duración, que necesiten herramientas muy complejas de planificación, acabaremos por tener un ‘Project Manager’, que será el que se encargue de esas funciones.

En el resto de casos, normalmente, las potentes herramientas de planificación disponibles son excesivas y el 90% de sus funciones son infrautilizadas y añaden complejidad innecesaria.

Sería mejor algo más sencillo…

¿Dispones de la formación necesaria?

Incluso la herramienta más sencilla necesita de un mínimo de formación para poder utilizarla eficientemente.

Cuanto más potente sea la herramienta, más formación vamos a necesitar, y más pasos y detalles será necesario completar para sacar adelante el proyecto.  

Por seguir con el símil anterior: ¿Sabemos pilotar un avión transoceánico o sólo sabemos conducir un automóvil?

En este tipo de decisiones me gusta aplicar el principio “KISS”

Aunque también conviene tener presente este otro principio

En la inmensa mayoría de casos nos resultará suficiente una herramienta de planificación que permita:

  • crear tareas,
  • asignarlas a personas,
  • poner fecha de inicio y fin previstas,
  • poner fecha de inicio y fin reales,
  • actualizar un indicador de avance (un porcentaje o similar) para cada tarea
  • y agrupar las tareas en diferentes etapas o fases….

Muy pocas veces hace falta más que eso. Quizás un gráfico de barras (un gráfico GANTT) si eres el responsable y tienes que reportar la situación del proyecto y su avance…

En resumen: Planificar requiere tiempo y trabajo, pero debemos asegurarnos de cuándo merece la pena y, en caso de que debamos hacerlo, no hace falta complicarse la vida más de lo realmente necesario. Hazlo fácil! Keep It Simple!

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